在成为产品经理以后,我发现自己比以前更多地需要与其他人沟通,不仅要和自己组内的人沟通工作内容和工作进度,还要和其他部门的人沟通外部需求、和设计部门沟通设计风格、和技术部门沟通功能实现,等等。沟通并不是只靠嘴说就能解决问题,只靠一张嘴,往往会不自觉地把事情往更糟糕的方向推进。沟通不可避免地要涉及文字、图片和各种类型的文件,沟通的内容会涉及项目、时间和工作方式。

在成为产品经理的这一个月里,我深刻感受到产品经理虽然非常追求效率,但效率的高低却不是自己说了能算的,这其中我说了不算的部分,叫做沟通成本——你和其他人解释一个难以理解的需求,你给别人发了一个超过 500MB 的文件,你写的文档别人修改后又发还给你,等等这些,都是沟通成本。这不是说产品经理的队友都不行,大多数时候这些沟通成本,你都不能怪别人理解能力不好、网速不快、打开方式不对,而应该想想是不是自己的方式不对,是不是工作习惯不适应日益增长的沟通需求。

虽然沟通方式和沟通习惯应该是整个团队考虑的事情,但是产品经理也可以从自身出发,养成良好的沟通习惯,潜移默化地影响身边的人。所以,我会经常思考,假如我是一个团队领导者,我会通过什么样的制度和方式,来降低团队的沟通成本,提高团队工作效率。沟通与协作解决的是思想和执行的问题,共享与同步解决的是文件与素材的问题。

沟通与协作

什么是沟通与协作?我总结的沟通与协作,可以简述为两件事:

  1. 决定谁干什么(分工);
  2. 告诉他怎么办(明示)。

#1

决定谁来干什么的意思就是,一个项目乃至项目里的一件具体的事,大多数时候都不是一个人能完成的,或者是一个人完成不是最有效率的,因此需要多人协作完成:你做一点,我做一点,最后大家把手头的工作一合并,就把事情做好了。

这个事情说起来很简单,但实际上操作起来有很多坑,比如时间上的不统一,到了约定的时间点,有的人还没做好;比如人员上的混杂,一件事没说好谁做,最后大家都没做;比如做事方式的不一致,导致最后汇总的时候出现前后不搭的情况。工作中经常出现的情况莫如上,由于不知道同事的工作进度如何而无法开展下一阶段工作、由于不知道事项由谁负责而四处奔波询问、由于整体风格不一致导致需要花费额外时间调整。

提高沟通效率最有效的方法就是保持信息畅通,让大家都知道谁干了什么,正在干什么,保持信息畅通的方式有很多。许多公司都会要求提交周报,周报是很常见的信息同步方式,不过这种形式的信息同步速度很慢,往往你收到周报的时候,进度已经进行到下一阶段了。

有许多的工具是帮助团队做好协作工作的,比如 Redmine,Redmine 虽然功能齐全,效果强大,但是学习成本很高,并且展现方式不直观,直接的后果就是大家用它的积极性都不高,积极性不高导致信息同步不及时,协作效率低下。这里,我所追求的协作工具应该是操作简单的、直观的。

我比较喜欢使用的是 Trello,Trello 不是一款正儿八经的写作工具,有人用它来做 GTD,有人用他来写博客,有人用他来当问题反馈工单,…。用它来维系协作关系既简单又直观,掌握一定的使用技巧后会让手里的工作清晰起来。

Trello 里可以添加和设置面板(Board),每个面板里可以添加清单(List),每个清单里有各种卡片(Card),基本的操作就是在一个面板里,把卡片从一个清单里移到另一个清单里;同时给每张卡片添加文字、图片、人员和标签等信息。

我自己的经验是,如果是涉及多个部门的协作,可以为项目单独设置一个面板,每个部门设置一个清单,每张卡片是具体的工作内容,用标签代表单个事项的进度;或者是根据时间和进度设置清单,用标签表示部门,这样会让部门交接和共同工作的情况更加直观。

而如果只是一个小组或团队内的协作,可以只开一个面板,根据工作流程设置清单,用标签体现优先级。例如,一个完整的产品流程应该包括以下基本步骤:想法产生搜集、需求评估评审、功能流程梳理、原型制作、纂写需求文档、设计、开发。那么,在具体的操作上:

  1. 会先有一个「想法」清单,大家把平时的各种想法和灵感放到这个清单中,不添加负责人;
  2. 然后设置一个「需求整理」清单,凡是对「想法」感兴趣的人(这一过程也可以由 Leader 指派),都可以将「想法」拖到「需求整理」清单里,并且把自己添加为负责人;
  3. 随后,根据产品的基本流程,依次进行功能梳理、原型制作、纂写需求文档、设计、开发等流程,并把卡片拖放到相应的清单里;
  4. 最后,设置一个「完成」清单,把完成事项拖放到「完成」清单里。

每张卡片应该是一个具体的事项,并且应该在简介里写明具体是要干什么,在进入「需求整理」流程时应明确负责人,并利用标签添加优先级。添加优先级的意义在于,当流程进行到「设计」和「开发」时,往往要根据优先级来确定具体的排期,抢排期、插项目的事情是经常发生的,没有优先级的区分,会让排期愈发混乱。

额外的好处在于,Trello 的卡片支持设置 Todo List,可以在单个事项里需要做的事情一次性地出入到卡片的 Todo List 中,并依据 Todo List 来判断任务完成的进;卡片支持的附件可以把一些有助于理解的示意图贴上来,也可以把与事项相关的附件以 Dropbox 或者 Google Drive 的形式附上来;另外,Trello 与不少其他协作工具可以无缝配合,最典型的应该是 Slack。

使用 Trello 这样的协作方式,可以让团队里每一个人在打开 Trello 时,都能一目了然地了解有什么事情、谁在干这个事、事情的进度如何、事情的优先级如何。而对于其他部门的人来说,也可以通过这个面板了解产品部门的日常工作情况。

#2

到这里,似乎只解决了谁来做,什么时间做的问题,而要让组内成员知道具体做什么,怎么做的问题,就属于「明示」的范畴了。能把事情说清楚不容易,能简单地把事情说清楚更是难上加难,许多人陷入了两个坑中:

  1. 简单地说,说不清楚;
  2. 花了许多时间说,但还是没说清楚。

在工作中要把事情说清楚,可以归类成两种渠道,一种是线下会面,不一定要到会议室里坐着,面对面的交谈也可以;另一种是以文字的形式进行的远程授意。前者的目的是为了最快速地把事情说清楚,后者的目的是为了把事情以文字的形式确定下来,方便日后查阅和回顾,也作为工作完成后进行评估和审查的凭证。显然,要用文字把事情说得明白、具体、清晰,非常难,如果没说明白,日后难免会有各种各样的问题甚至是冲突。

即使是线下会面,也要掌握相应的语言和描述技巧,光靠嘴一顿说最容易把人搞晕,过多地修饰词也会让别人需要花费更多的时间去理解你的语句。线下会面的沟通,要发挥面对面的优势,把能利用的资源都利用上,可以通过画图、即时演示、搭建模型的方式让你的沟通对象明白你在说什么。对于一些很难解释清楚的东西,我习惯于先做好 Demo,然后带过去一边演示一遍讲解。不过大多数情况,即使没有很强的沟通能力,通过线下仍能把事情讲清楚,即使不是 100% 清楚,也能懂个八成,有这八成足以推动工作的进度了,但推动归推动,事情做得好不好就是另外一回事了。

文档的可读性

  1. 要把嘴上说的事情落实到纸面上;
  2. 没有线下沟通的机会,只能通过线上的方式传达信息。

这两种情况是需要利用文档来进行表达的,实际工作中,许多人对于文档的掌控能力很差,不能把自己的文档制作成一份可读的文档,换句话说,一份糟糕的文档就像是一座金矿,需要「挖矿人」费心费力地去挖掘矿中的「财宝」;而一份优秀的文档就像是一位靠谱的导游,循循善诱,帮你理清逻辑,直达核心内容。

要让文档具有可读性,最基础的工作是排版,排版这个事儿,参考 Word 里那么多的设定,和 LaTeX 里那么多的宏包就可以知道,真要说开来,一本书都讲不完。但是,基本的排版技巧还是可以简单归纳的,以我的需求文档为例:

  1. 页眉页脚中可以包含项目名称、联系方式、页码数等信息;
  2. 大纲的方式组织内容,设置好各级标题并编号
  3. 段落与段落的间隔要明显,可以首行缩进,也可以设置段落间隔
  4. 利用编号和题注功能,在适当的地方使用交叉引用
  5. 对适当的内容使用缩进,例如列表;
  6. 强调的内容加粗表示,注释的内容斜体表示;
  7. 首页添加目录和修改记录。

一些不适宜出现的行为:

  1. 空格居中/对齐和回车翻页;
  2. 通过字体字号的形式将正文设置成标题;
  3. 手动编号和引用;
  4. 复制粘贴的内容不匹配格式。

一个 Word 排版小技巧:对于一些需要特殊位置和缩进的排版,可以使用表格来限定位置,随后隐蔽表格框线。

对于仅仅用文字完全无法表达清楚的内容,请一定一定要通过其他方式表达清楚,图片、视频都是非常好的表达方式,并且是可以与文字共存的。对于示例图片,可以直接在图片上添加参考线和说明文字,最好是能明确地体现出图片上的重点,避免出现一段文字配一张图片,读者却不知道文字与图片有什么关联,或是图片信息量太大,不知道哪些是与文字匹配的信息。

基本上,交互性原型就是把那些通过文字说不清楚的东西,通过直观的图形和交互表达出来,但不能完全依赖原型,因为大多数时候其他人是没有足够的时间和能力去打开和查看原型图的。

同步与分享

同步与分享关注的是多人协作时如何方便快捷地共享文件与素材,但是在此之前,我们自己应该先养成良好的文件分类和归档习惯。什么是良好的文件分类习惯?大概可以归类为以下三点:

  1. 文件组织结构逻辑清晰;
  2. 能根据不同维度快速检索文件;
  3. 文件命名方式规范科学。

举例来说,我会给每个项目创建一个文件夹,项目文件夹里会区分设计需求和开发需求(可以以文件夹的形式,也可以以标签的形式),各个需求里会包含需求文档、Axure 原型图、附件,如图所示:

各种类型的源文件会以标签标记出来,例如 .rp 文件和 PRD 文档,这样就可以从文件类型的维度检索各类文件,例如,点击 PRD 标签,则可以查看工作中产生的所有 PRD 文档。

#3

团队内外的文件共享,我比较不推荐用 IM 来传文件,如果是要与其他部门的人同步文件,邮箱始终是最好的选择,不仅可以为附件添加详细的正文描述,并且每一封邮件都有时间上的依据,也可以当成简单地版本管理工具。邮件的存档功能很多时候都是非常重要的沟通凭证。

而团队内的文件共享,可以有选择地使用文件协作工具,文件协作工具不需要有很强大的功能,一个网盘就可以完成所有的文件共享。我自己比较喜欢 Dropbox 和 BitTorrent Sync——Dropbox 作为老牌的同步工具,在推出了团队版之后强化了协作的功能。但其实普通版 Dropbox 就可以完成所有的协作;而 BitTorrent Sync 则是一个分布式网盘,适合那些安全等级较高的文件同步。

对于文件的同步,应该有两个基本功能:

  1. 文件在其他地方修改后,能第一时间在自己的电脑上同步修改;
  2. 支持局域网内同步。

文件共享的含义并不是要把你工作中的所有文件都与他人共享,这样既占用服务器的空间,又占用其他人电脑的空间,虽然可以用占位符解决这个问题,但不必要的文件会给整个共享文件系统带来困扰。共享文件系统和个人本地文件系统应该是类似的,结构清晰,逻辑顺畅。

对于规模不是很大的团队,我喜欢使用 BitTorrent Sync 来进行文件共享,基本的文件结构有:

  1. 一个归档文件夹,里面包含了所有已完成项目的文件,仅管理员可写,其余成员只读;
  2. 正在进行的项目文件夹,仅参与项目的成员可读可写,在项目完成后由管理员归档到归档文件夹;
  3. 个人文件夹,文件夹拥有者可写,其余人可读,存放个人提供的资源。

归档文件夹的存在的意义是让团队里每个人都可以随时检阅和回顾之前做过的项目,正如其名字所说的,是一个归档性质的文件夹,由管理员定期将已完成的项目归入归档文件夹,其余人只读是为了避免不必要的麻烦;项目文件夹包含项目内所有的文件,只对项目相关的人共享,在项目完成后整理归档入归档文件夹,只对项目相关的人可见可以极大地避免对其他人的干扰;而个人文件夹,可以看做是一个个人资源站,比如我做了一个文档模板,我可以放在我的个人文件夹拱其他成员使用。

实际工作中,会有许多不以项目为单位的分享行为,例如仅仅只是一起做一个数据分析,个人与个人之间,利用 BitTorrent Sync 可以很方便地进行 P2P 文件分享而不影响他人,在分享完后也可以很方便地取消共享关系。

我喜欢 BitTorrent Sync 的原因,一是因为其去中心化的存储方式,不需要额外的服务器;二是因为其具备简单的权限管理功能;三是可以方便地开启和关闭点对点共享。

最后

说归说,要想解决沟通与协作的问题,同步与分享的问题,需要一个自上而下的推动力,也会遇到自下而上的阻力,一切想得美好的事情,最终落实起来都会无比困难。

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